Infraestructura IT
Comunicaciones unificadas
Es un paso clave para las empresas que desean optimizar sus procesos de comunicación y mejorar tanto la colaboración interna como la experiencia del cliente
Comunicaciones unificadas para tu empresa
Las comunicaciones unificadas (UC o UCaaS) en las empresas se refieren a la integración de múltiples herramientas y servicios de comunicación en una única plataforma o sistema, permitiendo una interacción fluida y eficiente entre los empleados, clientes y proveedores. El objetivo principal de las comunicaciones unificadas es mejorar la colaboración, la productividad y la eficiencia operativa, al facilitar la interacción en tiempo real a través de diversos canales de comunicación.
Al unificar las llamadas de voz, video, chats, correo electrónico, estado de los trabajadores (en línea, ocupado, ausente…), los usuarios son capaces de compartir y acceder a la información y colaborar en tiempo real. Ya sea en grandes empresas o pequeños negocios, la solución de comunicaciones unificadas correcta puede llevar los procesos empresariales al siguiente nivel. Mejore la colaboración, aumente la productividad y movilidad de sus empleados y potencie la experiencia de usuario.
Beneficios de contar con Level4 en el proceso
Como empresa especializada en ciberseguridad y soluciones tecnológicas, Level4 puede desempeñar un papel crucial en la configuración e integración de un sistema de comunicaciones unificadas (UC) en tu empresa. Sus servicios pueden ser fundamentales para garantizar una implementación fluida, eficiente y alineada con tus necesidades empresariales.
Level4 puede ayudar a tu empresa a llevar a cabo el proceso de configuración e integración de las comunicaciones unificadas de manera eficiente, asegurando que la solución implementada sea segura, escalable y adecuada para las necesidades de la organización:
- Expertise Técnico: La experiencia de Level4 en ciberseguridad, telecomunicaciones y tecnología asegura que tu empresa tendrá una solución óptima desde el punto de vista técnico.
- Reducción de la Complejidad: Simplificamos un proceso que de otro modo sería complejo y tedioso, al encargarnos de todos los aspectos, desde la planificación hasta la implementación y soporte.
- Minimización de Riesgos: Al tener un equipo especializado en la implementación de UC, los riesgos de problemas técnicos, errores de configuración o interrupciones del servicio se reducen significativamente.
- Adaptabilidad: Las soluciones proporcionadas están diseñadas para ajustarse a empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones.
Ventajas de contar con Comunicaciones Unificadas en tu empresa/negocio
Aumento de la Productividad
Al tener todas las herramientas de comunicación en una sola plataforma, los empleados pueden acceder a ellas de forma rápida y fácil, lo que reduce la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones
Mejora de la Colaboración
Los equipos distribuidos o remotos pueden colaborar de manera más efectiva a través de videoconferencias, mensajería instantánea y otras herramientas, permitiendo una comunicación más fluida y rápida
Reducción de Costos
Al utilizar tecnologías como la telefonía IP, las empresas pueden reducir los costos operativos, especialmente en lo relacionado con llamadas internacionales o mantenimiento de equipos de comunicación tradicionales
Flexibilidad y Movilidad
Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo (ordenadores, teléfonos móviles, tablets), lo que facilita el teletrabajo y mejora la agilidad empresarial
Mejor Experiencia del Cliente
Al integrar las comunicaciones con los sistemas de gestión de clientes, las empresas pueden responder más rápidamente y con mayor precisión a las necesidades de los clientes, mejorando su satisfacción
Desafíos de la implementación de Comunicaciones Unificadas
Las comunicaciones unificadas representan un paso clave para las empresas que desean optimizar sus procesos de comunicación, adaptarse a entornos de trabajo híbridos y mejorar tanto la colaboración interna como la experiencia del cliente
Migración y inversión inicial
Implementar una solución de comunicaciones unificadas puede requerir una inversión inicial, especialmente en la infraestructura y en la formación del personal de la empresa
Seguridad y cumplimiento
Integrar múltiples plataformas de comunicación en una sola requiere garantizar que se cumplan con los estándares de seguridad, especialmente en sectores con regulaciones estrictas
Adopción por los usuarios
Es importante que los empleados adopten y utilicen las nuevas herramientas para que el sistema de comunicaciones unificadas sea efectivo
Procedimientos recomendados para cambiar a Comunicaciones Unificadas (UCaaS)
Todas las empresas pueden beneficiarse cambiando a un sistema UCaaS, pero el miedo a las interrupciones de la comunicación puede estar disuadiendolas a la hora de hacer el cambio. Para facilitar la transición y garantizar la continuidad de negocio, Level4 es tu socio ideal para realizar los siguientes procedimientos:
Auditar tus herramientas actuales
Cuando se cambia desde un sistema de comunicaciones existente a una plataforma de Comunicaciones Unificadas, es importante identificar que utilizan los empleados en los distintos equipos y departamentos. Puedes descubrir herramientas solapadas o que haya algunas funciones que no se utilizan nunca, lo que te ayudará a tomar las mejores decisiones
Evaluar tus necesidades
Los sistemas UCaaS normalmente funcionan con un plan de servicios por niveles, por lo que es fundamental saber qué funciones necesitas y cuáles son tus carencias actuales. Este período de evaluación también es una buena oportunidad para recopilar comentarios de los miembros del equipo y aprender dónde se pueden mejorar los flujos de trabajo
Avisar a tu equipo y proporciónales una línea de tiempo de la transición
Cuando se cambia a un sistema UCaaS, debes asegurarte de que tu equipo conoce la línea de tiempo del cambio. ¿Será un lanzamiento por fases o una transición inmediata?. Al mantener informados a los empleados, te aseguras de que tengan tiempo suficiente para documentar los procesos y reducir al mínimo la interrupción del negocio
Acceder a los recursos de aprendizaje en las primeras etapas
Es normal sufrir una curva de aprendizaje cuando se cambia de sistemas de comunicación, proporcionar recursos y soporte técnico desde las primeras etapas puede facilitar mucho el proceso. Aprovecha las formaciones de aprendizaje que proporciona Level4 y garantiza que tus empleados dispongan de los recursos necesarios una vez implementado el nuevo sistema
Level4 puede ayudar a las empresas a llevar a cabo el proceso de configuración e integración de las comunicaciones unificadas de manera eficiente, asegurando que la solución implementada sea segura, escalable y adecuada para las necesidades de la organización
Componentes clave de las Comunicaciones Unificadas
Telefonía IP
Permite realizar llamadas de voz a través de redes de Internet en lugar de las redes telefónicas tradicionales. Facilita la movilidad, ya que se pueden realizar y recibir llamadas desde cualquier dispositivo conectado a la red
Mensajería instantánea
Proporciona una comunicación rápida entre empleados y equipos, reduciendo la necesidad de correos electrónicos para interacciones breves
Videoconferencias
Ofrece reuniones virtuales en tiempo real, mejorando la colaboración a distancia. Permite compartir pantallas, archivos y presentaciones, lo que agiliza las decisiones y los procesos
Correo electrónico y calendarios integrados
Al integrar el correo y los calendarios en la misma plataforma, los empleados pueden organizar reuniones, coordinar horarios y gestionar sus comunicaciones desde un solo lugar
Conferencias web y colaboración en línea
Herramientas como Microsoft Teams permiten la colaboración en proyectos en tiempo real. Además de videoconferencias, permiten compartir archivos y trabajar simultáneamente en documentos
Presencia (estado en línea)
Esta función permite saber si un usuario está disponible, ocupado, en una reunión o desconectado, lo que facilita la gestión del tiempo y las expectativas en la comunicación
Integración con herramientas empresariales (CRM/ERP)
Las comunicaciones unificadas pueden integrarse con otras plataformas de gestión empresarial, como sistemas de relación con clientes (CRM) o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), mejorando el acceso a la información y la toma de decisiones
